Resume Materi 1 - Manajemen Perpustakaan Umum dan Khusus

Nama : Fidiya Aini NIM : 140214606236 Prodi : S1 Ilmu Perpustakaan Mata Kuliah : Manajemen Perpustakaan Umum dan Khusus  Pengertian Manajemen Manajemen berasal dari kosakata Bahasa Inggris to manage  mengurusi. Secara umum manajemen adalah suatu rangkaian proses mulai dari perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan untuk mencapai tujuan organisasi secara efektif dan efisien (Stueart, 2002: 47). Manajemen merupakan suatu proses perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran secara efektif dan efisien atau untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Manajemen diperlukan untuk dapat menciptakan keseimbangan untuk kepentingan 3 golongan yakni pemilik, karyawan, dan konsumen serta mengembangkan petunjuk dan kebijakan yang mengatur tindakan manusia dalam berorganisasi.  Prinsip-prinsip Manajemen 1. Pengelompokan pekerjaan menjadi divisi atau per-bidang. 2. Otoritas atau kekuasaan  tanggung jawab terhadap pekerjaannya. 3. Disiplin  atasan, perjanjian, sanksi. 4. Satu komando  bawahan mendapat komando dari atasan. 5. Ganngsplanks  komunikasi melalui rantai birokrasi. 6. Satu arah  sama-sama berarah untuk mencapai tujuan bersama. 7. Mendahulukan kepentingan umum daripada kepentingan pribadi. 8. Remunerasi  penggajian harus bersifat adil. 9. Sentralisasi. 10. Teratur  identifikasi. 11. Persamaan  hak dan perlakuan. 12. Stabilitas  mempekerjakan seseorang dalam jabatan penting. 13. Inisiatif  memberikan reward. 14. Rasa kebersamaan  komunikasi.  Konsep Manajemen 1. Lingkungan organisasi (eksternal organisasi). 2. Strategi dan tujuan  SWOT atau RRM (Rapid Response Management Program). 3. Teknologi  input menjadi output. 4. Struktur sosial organisasi. 5. Budaya organisasi  cara hidup organisasi. 6. Struktur fisik organisasi  gedung, lokasi, atribut, perabotan, perlengkapan dan lain-lain.  Visi dan Misi Kalimat sederhana yang dapat membangkitkan semangat para pekerja dalam melakukan tindakan dan perilaku sehari-hari di tempat kerja untuk mencapai tujuan (Stueart, 2002: 105). Misi merupakan langkah-langkah yang harus dilakukan untuk mewujudkan visi dan diwujudkan ke dalam tujuan yang lebih berorientasi secara operasional dan lebih rinci.  Fungsi Manajemen 1. Fungsi Perencanaan Proses menilai dan menentukan tujuan yang diinginkan di masa yang akan datang serta mengembangkan dan menyeleksi kegiatan-kegiatan alternatif. (Stueart, 2002:67). Terdapat 5 unsur dalam perencanaan : a. Bingkai waktu yang meliputi jangka panjang ≥ 5 tahun dan jangka pendek ≤ 1 tahun. b. Mengumpulkan dan menganalisis data. c. Level perencanaan  jangka panjang (manajer lini atas) jangka pendek (manajer lini bawah) d. Fleksibilitas : rencana dibuat luwes agar dapat menyesuaikan lingkungan. e. Dapat dipertanggungjawabkan  di kontrol dan di evaluasi. Jenis-jenis perencanaan operasional : a. Perencanaan produksi : metode dan teknologi. b. Perencanaan keuangan : dana untuk aktivitas operasional. c. Perencanaan fasilitas : fasilitas pekerjaan untuk mendukung tugas. d. Perencanaan pemasaran : keperluan penjualan dan distribusi barang atau jasa. e. Perencanaan sumber daya manusia : rekruitmen, seleksi, dan penempatan orang-orang sesuai dengan bidangnya masing-masing. Langkah-langkah perencanaan : a. Menentukan tujuan perencanaan. b. Menentukan tindakan untuk mencapai tujuan. c. Mengembangkan dasar pemikiran mengenai kondisi yang akan datang. d. Mengidentifikasi cara untuk mencapai tujuan. e. Mengimplementasikan dalam bentuk tindakan dan evaluasi. Pendekatan : a. Perencanaan inside-out : terfokus pada yang sudah dilakukan dan mengusahakan untuk melakukan yang terbaik. Perencanaan outside-in : analisis lingkungan eksternal untuk mengeksploitasi kesempatan dan meminimalisasi permasalahan yang terjadi. b. Perencanaan top-down : bawahan manajer puncak membuat perencanaan berdasarkan tujuan yang ditentukan. Perencanaan botton-up : perencanaan dari bawah ke atas, dikembangkan pada tingkatan yang lebih bawah tanpa adanya batasan. c. Perencanaan Contogency : terfokus pada pemikiran ke depan.. 2. Fungsi Pengorganisasian Penetapan struktur peran-peran melalui penentuan-penentuan aktivitas yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan organisasi, pengkoordinasian hubungan wewenang dan informasi bagi struktur organisasi baik horizontal maupun vertikal. Keuntungan : adanya sinkronisasi kegiatan, keterpaduan kegiatan, menyelaraskan kegiatan, meruntunkan kegiatan, mencegah tumpang tindih dan kekosongan kegiatan. Dalam pengorganisasian perlu adanya SOP (Standard Operational Procedures) : buku pedoman tertulis berisi langkah-langkah dalam setiap pekerjaan dilengkapi dengan seperangkat aturan kebijakan dan aturan. Manfaat SOP yakni memperlancar pekerjaan, meningkatkan pengawasan, serta meningkatkan koordinasi antar bagian. 3. Fungsi Penggerakan (Actuating) Proses untuk menumbuhkan semangat pada karyawan supaya bekerja dengan giat serta membimbing untuk melaksanakan tujuan. Directing, Motivating, Staffing, dan Leading. Fungsi penggerakan : selain memimpin juga memotivasi dan pengarahan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi. 4. Fungsi Pengarahan Memimpin atau mengawasi orang-orang bawahan  proses melibatkan kemampuan mempengaruhi. Aspek-aspek penting Leadership : a. Motivasi (dorongan) b. Kepemimpinan (proses untuk mempengaruhi dan mengarahkan orang lain). c. Komunikasi organisasi. 5. Fungsi Staffing (Pengisian Jabatan) Pengisian jabatan dalam organisasi dengan cara mengidentifikasi kebutuhan tenaga kerja yang ada, merekrut, memilih, menempatkan, menilai orang yang diperlukan. Fungsi Staffing : - Pembuatan deskripsi evaluasi kerja - Penilaian kinerja - Rekruitment - Pelatihan - Proses seleksi - Kedisiplinan - Wawancara - Kompensasi - Penempatan - Etika 6. Fungsi Pengawasan Pengawasan merupakan suatu upaya sistematis untuk menetapkan standar prestasi pada sasaran perencanaan dan sasaran organisasi serta mengambil tindakan perbaikan yang diperlukan. Fungsi pengawasan antara lain; penilaian, koreksi, evaluasi, dan monitoring. Monitoring dapat dilakukan melalui kegiatan Cost Benefit Analysis, Benchmaking, PERT, Sistem Informasi, dan Decision Support System, Time and Motion Studies, Operation Research. Tujuan pengawasan untuk menemukan kelemahan dan kesalahan kemudian diluruskan serta menjamin bahwa kelemahan dan kesalahan tidak terulang lagi. Perpustakaan Umum dan Khusus 1. Perpustakaan Umum Perpustakaan yang seluruh atau sebagian dananya disediakan oleh masyarakat dan penggunaannya tidak terbatas. Tugas : a. Melayani masyarakat dari berbagai golongan tanpa membedakan golongan, agama, ras dan budaya. b. Menyediakan bahan pustaka. c. Mendorong masyarakat agar dapat memanfaatkan perpustakaan secara efektif dan efisien. Fungsi : a. Edukatif  sumber belajar dan menambah pengetahuan secara mandiri. b. Rekreatif  bahan bacaan hiburan c. Informatif  menyediakan buku referensi bacaan ilmiah d. Kultural  bahan pustaka sebagai hasil budaya bangsa Tujuan : a. Mengembangkan minat baca b. Mengembangkan kemampuan mencari, mengelola dan memanfaatkan informasi c. Meletakkan dasar ke arah belajar mandiri d. Mengembangkan kemampuan masyarakat untuk memecahkan masalah 2. Perpustakaan Khusus Perpustakaan yang bernaung dibawah badan/lembaga/organisasi tertentu dan berkaitan erat dengan bidang tertentu. Jenis-jenis koleksi yang menyesuaikan dengan bidang-bidang atau informasi tertentu serta melayani pengguna informasi dalam kelompok tertentu. Karakteristik dan tujuan: - Memiliki koleksi yang terbatas pada disiplin ilmu tertentu - Keanggotaan perpustakaan terbatas pada sejumlah anggota - Jasa yang diberikan lebih mengarah pada minat anggota perorangan - Tujuan : membantu tugas badan induk tempat perpustakaan bernaung Manajemen Perpustakaan : 1. Perencanaan 2. Pengorganisasian 3. Pengawasan 4. Pelaporan 5. Penganggaran